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カンファレンス参加前にすべきこと

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テクノロジーの発達に伴い、電子メールやインスタントメッセージ、テレカンファレンス、ソーシャルネットワーキングサイトなどのデジタル通信ツールが、私たちの仕事や私生活を支配しています。 これによって人間的なやりとりが失われていると嘆く人もいる一方で、これらの便利な技術なしの生活など想像もつかないという人も多いでしょう。

しかし、古き良き対面型コミュニケーションに代わるものはないという場面も確実にあります。 たとえば各種のプロフェッショナルカンファレンスは、同業者との交流を図ったり、あなたのキャリアや会社の命運を大きく左右しうるソートリーダーと直接話をする貴重な機会です。 では、これらのイベントを最大限に有効活用するにはどうすればいいのでしょうか。

そこで当社は、カンファレンス参加前にすべきことのリストを作成しました。 このリストのすべての項目を果たしておけば、きっと生産的かつ刺激的な楽しいカンファレンス体験を期待できるでしょう。

1. 下調べをし、作戦を練る
イベントのWebサイトやさまざまなプロモーション資料を隅々まで読み、どの講演者やセッション、交流会が面白そうか、また、自分のキャリア目標に関連がありそうかを調べておきます。 一部のカンファレンスでは、200以上ものセッションが同時進行で行われ、あらゆるキャリアレベルを対象とした幅広いトピックが扱われることもあります。 残念ながらすべてに参加することはできませんので、優先順位を見極める必要があります。 参加者の中には、誰がセッションリーダーかを選択基準とする人もいますが、テーマや自分のキャリア目標に基づいて選ぶという人もいます。 あなたに合った方法で選択してください。
社内の同僚と一緒に参加する場合は、 手分けして多くを得ることをお勧めします。 あらかじめ担当を決めて別々のセッションに参加し、学んだ内容を後で共有するのです。

2. 整理整頓
地元を遠く離れた街でカンファレンスに参加する場合は、 移動手段や宿泊の予約を早めに行わないと、法外な料金を支払うことになりかねません。 早期予約の割引をぜひ活用しましょう。 コストの節約になるだけでなく、希望のセッションに参加しそびれるという事態も避けることができます。

持ち物のチェックリストを作っておくのもよいでしょう。 何だそんなことか、と思われるかもしれませんが、チェックリスト1つで、メモ帳や筆記用具、大量の名刺などの必需品を忘れずに済みます。 服装の準備も怠りなく。 プロフェッショナルカンファレンスではビジネススーツが一般的です。余裕をもって何着かドライクリーニングに出し、プレスしておきましょう。夜のネットワークイベント用に、カジュアルな装いも用意しておくと便利です。

3. 事前に連絡を取る
カンファレンスでは笑顔や握手、アイコンタクトが重要ですが、イベント開催前にはソーシャルメディアが大きな役割を担います。

カンファレンス関連のLinkedInグループは、ビジネス上の新しい人間関係の構築や、古い友人との連絡の再開、業界動向やカンファレンスのキーポイントのチェックに最適です。 ソーシャルネットワーク上で新たに連絡を取った相手のうち少なくとも3人と、カンファレンス参加中に直接会うという決意を持って挑みましょう。

「インフルエンサーとなっている人物を見つけ出し、LinkedInなどのWebサイトで連絡を取ってみましょう」と提案するのは、グローバルオペレーションに従事し、LinkedInコントリビューターでもあるカミラ・ペチェット氏。「影響力を持つ講演者や参加者に連絡し、彼らのプレゼンテーションを聞くこと、あるいはカンファレンスで会えることを楽しみにしていると伝えるのです。 事前に連絡を取っておけば、実際に会ってからの自己紹介も断然スムーズです」。

Twitterがソーシャルメディアの主力となったことを受け、カンファレンスのプロモーターたちは、カンファレンス開催前にその話題が「バズる」ことを期待して、各イベント専用のハッシュタグを設けるようになりました。 会話に乗り遅れないよう、決められたハッシュタグを使用し、Twitterでイベントをフォローしましょう。 そして、フォロワーに徹するのではなく、 自らツイートしてください。 カンファレンスについてツイートすることは、会話の糸口になるだけでなく、人脈作りにももってこいの方法です。 ソーシャルメディアコンサルタントのタチアナ・ナツカ氏は、カンファレンスの講演者や主催者についてリサーチすること、そして彼らがTwitterユーザーであれば、自分用にカスタマイズしたリストに追加することを勧めています。 Twitterでイベントのハッシュタグを使用しているユーザーのリストを作成するのです。 「ハッシュタグを使って頻繁にツイートやシェアをすることで、自ずとあなたの認知度が上がり、インフルエンサーとしての立ち位置を手に入れることができます」と、ナツカ氏はアドバイスしています。

4. 30秒のエレベーターピッチを用意し、何度も繰り返し練習する
エレベーターピッチとは何でしょう。 『Elevator Pitch Essentials』の著者であるクリス・オラリー氏は、次のように説明しています。「効果的なエレベーターピッチとは、聞き手があなたの話の内容についてイメージをつかめるだけの情報を与え、もっと知りたいと思わせるものです。 また、2点目として同様に重要なのが、聞き手がうんざりする(そして聞き流してしまう)ほど多くの情報を提供しないことです」。

仕事上の付き合いの中で、何人もの重要な相手が耳を貸してくれる機会など、そう多くはありませんので、 ぜひとも最大限に生かすべきです。 自分自身とこれまでの功績、今後の目標を、自信を持って明確かつ簡潔に話せるよう準備しておきましょう。

5. 成果を拡散する
今年のカンファレンスに参加できない同僚のことも気にかけてください。 学んだことのすべてを出社時にシェアできるよう、事前に準備しておき、たっぷりとメモを取りましょう。