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在工作中正确运用技术的 9 点提示

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在下次召开员工会议时环顾一下会议室。 您很可能会看到这样的景象:所有人都将自己的智能手机放在桌子上,有些人会拿着平板电脑,而且大部分人都会忙着操作自己的设备,而不是加入讨论。 在业务会议期间上网曾被认为是无礼的行为,而现在已成为新常态。 这只是技术给我们的工作方式带来的诸多变化之一。

技术不仅改变了我们的职场礼仪,还侵入到我们工作日的每个时刻。 虽然许多专业人士表示他们的生活因此而变得更加灵活,获得了更多自主权而且提高了工作效率,但 24 个小时都被技术侵入的工作日确实存在不利的方面。

“事情本来不应该是这样的,这种耗尽时间和精力的工作日将我们永久地拴在了办公室…”Marie Claire 的 Elizabeth Eaves 写道, “但只有现在,人们才能适应这种全新的现代工作日的残酷现实。我们好不容易赢得的工作弹性已经成为一种桎梏。 在工作之外,我们没有时间去享受生活,工作日实际上从来没有结束…”

您是否发现很难在发挥技术的积极作用与避免被技术消耗精力之间画上界线? 我们编制了该做与不该做的事情清单,它可以约束数字环境下的失礼行为,并强化您在线上线下的同事关系。

1. 想要让您的员工养成优秀的技术习惯? 树立榜样

作为领导者,务必向您的员工表明,在工作时间之外、周末和假期里放下工作是没有问题的,甚至是受到支持的。 表明这种信息的一种方法是,在某种程度上限制您自己的数字通信。 如果您的员工看到您习惯在凌晨 3 点发送电子邮件,那么他们会认为自己也应该这样做。 “在一个人人拼命工作的环境下,包括在任何时段回复电子邮件,并不能提高您员工的工作效率。 这只会让他们忙碌,而且精神无法集中。 您招聘员工时看中的是他们的知识、经验和独特的才能,而非他们似乎能一次完成多少任务,或者一天能回复多少电子邮件。”《哈佛商业评论》的 Maura Thomas 如是说。

2. 有争议的对话? 面对面解决

有些消息很敏感,比较适合当面交流。 当您发觉自己更希望能向同事或员工发送一封敏感的电子邮件,而不是当面交流时,这可能就意味着您需要进行面谈。

绩效评估、辅导课程、某些人事和政策变动公告都是最好当面沟通的内容。

3. 在回复所有人之前三思!

但凡曾将包含敏感材料的电子邮件错误地“回复所有人”的人,都明白那种意识到办公室里所有人都收到了您所发送的邮件时的痛苦感受。 为了保证万无一失,不要发送可能让您或其他人受到伤害或感到尴尬的电子邮件,而是当面或打电话与目标收件人交流。

4. 发送之前先读一遍

由于电子邮件和文本不能传达面部表情或身体语言,所以很容易让人误解和生气。 每次都要重读邮件,以确保内容清晰明确,并考虑将玩笑话留到面对面交流的时候再说。

5. 注意您的语言

数字通信使得我们很多人都不太在意拼写和语法。 请不要在数字通信时丢弃这些重要的技能。 这可能让人感觉不受尊重,并会让同事们认为您不够认真而且不专业。

6. 不要发送一堆无需员工知悉相关内容的电子邮件

“如果员工无需参加话题讨论或随时关注该话题,就不要向他们发送电子邮件/会议请求,以免他们将您的电子邮件视为无意义的垃圾邮件。”TechRepublic 的 Scott Matteson 建议道, “如果您将其他人加入对话,要告诉他们原因;不要将繁多的电子邮件往来记录直接抄送给他们。” Matteson 还建议加上一个能够表明主旨的主题,以便收件人快速确定您的电子邮件的用意。 这会让他们感受到这封邮件的时效性,以及他们是否需要立即阅读并回复。

7. 采用同事喜欢的方式与之交流

每个人都是不同的。 有些人喜欢在电话中谈业务,有些喜欢用电子邮件,还有人喜欢用短信或即时消息。 按照同事的喜好进行沟通。 这样的互动会更加积极,而且您可能会更快地完成更多工作。

8. 使用社交媒体提高工作效率

这条提示可能会令人惊讶,但据《福布斯》杂志撰稿人 Jeanne Meister 所言,研究显示,在社交媒体中活跃的员工在工作中效率更高。 “每项研究都跟踪了在工作的同时使用社交媒体的员工,结果发现数字联络似乎提高了工作效率和记忆力等指标。”

话虽如此,但您始终要留意自己发布的内容。 发布可令同事受益的职场相关的文章是善加利用社交媒体的方式之一,可促进您的职业发展并强化您与同事的关系。 另一方面,嘲笑经理和抱怨工作职责是绝对禁止的!

9. 利用休息时间共进午餐

不要低估与同事实时交流的重要性。 对话可以建立友谊,而与同事成为朋友可以让人期待去上班,而不是害怕上班。 与同事分享一份三明治或一杯咖啡,或者走到他们的办公桌前,而不是偶尔发发电子邮件。 只要不是忙得没空说话,那他们大都可能欢迎您的到来。 你们都会从一些人际互动中受益。