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如何提出建设性批评意见以及如何获得更多此类意见

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星期一早上 9 点,您还在为自己是办公室内最后一个报名参加年度绩效评估的人而自责。 您不仅非常紧张上司要对您说些什么,而且还感到头晕目眩,整个人仍然处于周末后恐慌之中。 难怪您感到如此疲倦。 晚上大半夜时间您都在为这次评估担心, 因为它关系重大 — 加薪、升职,最重要的是,关系到您的自尊。

您如果知道上司也在为您的评估担心,可能会感到惊讶。

对绩效评估感到担心的人不仅是您和您的上司。 实际上,“神经科学研究表明,提供负面的绩效评价反馈会对员工和管理者双方都造成实际的生理疼痛。”Psychology Today 的 Wired for Success 博客作者 Ray Williams 写道。

那么,您应该如何缓解收到或给予建设性批评意见这一过程带来的痛苦呢? 我们收集了一些建议,有助于让建设性批评意见对于管理者和员工双方来说变得不那么痛苦,并且更富有成效。

如果您是收到建设性批评意见的一方:
1. 提前为您的绩效评估做准备
记录一年之中的反馈与成就,以便在评估期间进行参考,并指出需要改进的方面。 此外,制定一份来年的目标清单,与您的上司分享。

2. 充分理解对方的意思之后再做出回应
当上司给出伤害您感情的建设性批评意见时,要克制做出自卫性反应、否认其真实性或指责他人的冲动。 相反,要深吸一口气,静静地听他们有什么要说的。 如果雇主的反馈让您非常恼火,那么通常可接受的做法是请求在评估之后给您一些时间来消化信息,然后再做出回应。

3. 清楚理解管理者的信息
当您感到平静并且能够控制自己时,开始询问有关反馈的问题,确保您理解他们所说的话。 然后,征求有关如何做出改进的建议。

4. 安排跟进
在评估结束一段时间之后,与您的管理者见面,以便评估您为解决自己的绩效问题而制定的策略效果如何。 如果还未制定这样的策略,那么这将是一个绝佳机会,请求与管理者安排每周一次、每两周一次或每月一次的沟通会。

5. 欢迎给出反馈并视之为最好的成长方式
提醒自己建设性批评意见是有价值的。 虽然可能让人痛苦,但请试着将它看成是一个学习的机会。 面向千禧一代的在线职业咨询公司 Levo 对此的阐释是:“反馈是别人能够给您的最好礼物。 如果有效地加以处理,对接收反馈保持开放的态度(不论在听到反馈的那一刻有多难),您都会获得更好的机会来充分发挥自己的潜能。

如果您是管理者:
1. 不再感到恐慌
定期评估绩效。 如果您一年之中不断为员工提供建设性的批评意见和积极评价,年度评估就不会让他们倍感意外,您也不会扮演传达始料不及的坏消息的角色。

2. 想获得更好的结果? 避免三明治反馈法
数十年来,管理者一直被教导使用“三明治”反馈法。 按照这一理论,在传达负面反馈之前及之后提供正面的反馈,员工将能做出更好的回应。 但是,批评人士认为三明治理论只会适得其反,因为这可能会令员工感到被操纵,让管理者显得不值得信赖,并冲淡负面及正面反馈的效果。

相反,很多专家建议将建设性批评意见与称赞分开,直接提供正面和负面的反馈。

“有效的领导者在与他人合作时,对自己所使用的策略并不会遮遮掩掩。”Roger Schwarz在《哈佛商业评论》中说, “坦率给出负面反馈意味着尊重您的直接下属,不控制或疏远他们;这也会让直接下属对负面反馈和正面反馈感觉更真实可信,并且减少您的不自在和下属的焦虑。”

3. 给出的反馈应明确具体
诸如“你的表现不专业”或“你与人相处得不错”等含糊不清的反馈并没有帮助作用,因为这并未说明员工的对错之处。 相反,在给出反馈时要引用具体的示例。 “我周四下午听到你给客户打电话,你似乎在催着对方挂电话,我很担心。”或者,“我认为你在周二与该客户开会时处理棘手情况的方式非常有风度。 你正确回答了她的所有问题,而且给出了她所需要的保证。”

4. 反馈不能让人感觉是人身攻击
永远从行为角度给出负面的反馈,而不应针对员工的性格。 例如,绝不能说员工“懒惰”,而应该问他们是否感觉对工作缺乏动力或厌倦。 然后,看是否有办法帮助他们为工作注入更大的热情。

5. 以身作则
员工并不是唯一能够从建设性批评意见中受益的人。 要营造一种令员工感到安全的环境,让他们畅所欲言地分享自己的看法,并提供对于您管理风格和公司政策的反馈。 围绕如何奖励、激励和帮助他们更加高效地工作,请他们发表各自的想法。