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如何借助整洁的工作空间以全新面貌开始工作

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我们都有过这样的经历。 距离大型电话会议开始还剩 3 分钟,但您并未做好开会准备,而是在疯狂翻阅桌上的文件,寻找呼入号码。 您怎么会这么狼狈呢? 问题可以追溯到几天之前,当时您将号码随手写在了一张粉色小便签纸上,而没有输入到智能手机中。 为什么? 因为在您收到呼入号码时,您的智能手机不见了 — 它藏在了堆积成山的文件下面,因为您上次整理桌子已经是很久之前的事了。

您可以将这看做一个信号: 是时候打扫您的隔间、整理桌子,改变自己在公司里的做派了。 不知道从何处开始? 不要担心。 我们给出了一些很有帮助的提示,应该可以让一些看似难以完成的任务变成更简单。

1. 安排定期清理

对于工作空间整洁有序的重要性,人们很容易置之不理或予以轻视。 您要负责多个项目、参加众多会议还要赶上各个截止日期,因此花时间去整理桌子或办公室感觉就像不务正业。 然而,在 Health Advocate 看来,凌乱的桌面或办公空间可能会增加您的压力、降低效率并且伤害您的专注力。 因此,请把整理工作当做一个重要项目来对待。 制定时间表。 当您的时间表上显示大清理即将来临时,要认真对待。 不要将它看成是可有可无的活动,不能因为有其他事情出现就改变原有的安排。 记住:您的效率、生产力及平和心都事关紧要。

2. 扔掉垃圾

从成堆的文件、乱放和破损办公用品以及其他可能让人生畏的东西中解脱出来。 所以,不要只是将物品换个地方堆放,而是应设计一套合理的整理体系。

财富》杂志的 Jolie Kerr 建议,首先扔掉桌面上、隔间或办公室内的所有垃圾。 您如何能确定某件物品算不算是垃圾呢? “如果您用 10 秒以上的时间考虑是否应该保留某个物品,那么就应该把它放下,然后继续后面的工作。”Kerr 建议道。 您可以过段时间再对它做出更加考虑周全的决定。

3. 整齐归档

创造一套适合自己的文件归档系统。 不论选择颜色编码法、字母排序法还是按时间顺序整理,都要确保文件归档系统简单易用。 考虑购置一些办公用品,如文件置放分层架、抽屉整理盒或存物盒。 有时,在办公室里走一走会发现一些很实用的东西,如弃用的文件柜、布告牌和书架。 如果这些物品先到先得,可以帮助您变得有条理,那么请在工作区中为它们留出空间。 另一方面,要谨慎添置自己不需要的东西,它们只会导致更加凌乱。

4. 打扫清洁

现在您的桌面清理干净了,接下来应该对它消毒。 有时真相让人难以接受,所以我们希望您坐下来! 按照 Krista KruminaDesktime.com 上发表的文章所述,“工作场所桌子的平均卫生程度可能比餐桌低 100 倍,比马桶座圈可能脏 400 倍!”与此同时,Krumina 补充说,“键盘中可能藏着大约 1600 万微生物,其中很多会导致人生病!”

根据桌子的材料是木材、玻璃还是贴面塑料,选择适当的清洁产品。 要特别注意电脑屏幕和键盘,只能使用专用于这类敏感设备的清洁产品。 不要忘记擦净电话、打印机,以及任何会一直留在桌上的办公用品。

5. 做好数字化清洁

就像清理实际桌面一样,我们当中有很多人很难抽出时间清洁我们的虚拟桌面。 拥有这些数字存储空间,并不表示您必须使用它们。

HubspotCarly Stec 建议,为您的虚拟桌面制定一套文件归档系统,就像实际桌面的一样。 Stec 建议,尝试使用桌面的壁纸选项来划分存储区域。 需要更多动力? 在桌面上展示鼓舞人心的话语或图片。

无论选择使用什么系统,最关键的问题都是:保留不必要的文件、图片、文档和电子邮件会导致难以找到自己需要的东西、拖慢电脑速度,还会造成不必要的压力。

6. 美化您的空间

鉴于我们大多数人会长时间待在桌前、隔间或办公室内,我们应当让它们变得美观舒适。 在清理桌面和扔掉废物之后,考虑如何才能让您的工作空间变得具有个人风格。 您喜欢的人和地方的照片、珍藏的图书和纪念品以及花草,都可以让工作空间变得更有吸引力。

7. 持之以恒

我们几乎可以保证,创造一个如同圣堂的工作空间将积极地影响您的心情,让您能够更加高效、高产、专业地工作。

所以,为什么不长期保持一个井然有序的工作空间呢? 每个月安排几个小时来进行清理,形成每天打扫桌面的惯例,随时备好清洁用品,不再保留每张纸和每封电子邮件。 您的努力将会得到充足的回报!
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