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Cinq conseils pour survivre à des projets de groupe au travail

Il est vrai que l’union fait la force. Cependant, tout le monde n’est pas toujours sur la même longueur d’onde au sein d’un groupe.

Que vous soyez un gestionnaire ou un membre de l’équipe, vous avez probablement déjà ressenti l’effet domino : lorsqu’une personne ne gère pas bien son temps et son attention, cela nuit à la productivité de toute l’équipe.

Découvrez quelques conseils sur la productivité pour améliorer le déroulement les projets de groupe, éloigner les maux de tête, renforcer la camaraderie et réduire au minimum le rechignement.

1. Favoriser des communications claires

Dans un monde où les projets changent souvent, des communications claires unissent les gens dans une magnifique harmonie synergique. Quel que soit votre rôle, vous êtes obligé de contribuer à garder les voies de communication ouvertes.

Comment pouvez-vous vous assurer que tout le monde entend votre message? Communiquez les objectifs et les méthodes à votre équipe sur plusieurs voies de communication. Utilisez les outils de communication efficacement; par exemple, des réunions pour régler des problèmes, des rapports de situation pour tenir les gens informés, des plans de projet pour obtenir l’adhésion des gens et partager des objectifs généraux, des courriels pour des révisions et des applications de messagerie pour les besoins rapides.

N’oubliez pas que les collègues ont besoin de rappels. Prévoyez du temps pour clarifier des questions afin que les choses soient bien faites. Vous devrez parfois vous lancer sans avoir suffisamment d’informations, mais plus vous en saurez et plus vous communiquerez à l’avance, mieux ce sera.

2. Bien encadrer les réunions

Vous avez l’impression que les réunions grugent tout votre temps? Il est possible qu'elles vous ennuient par leur surcharge d’informations ou que vous soyez fatigué de la fréquence à laquelle elles interrompent votre travail. Il est impossible de créer et de terminer des projets de groupe sans tenir de réunions. Cependant, vous pouvez les rendre plus productives.

Comment rendre vos réunions plus efficaces :

  • Réduisez leur taille – Essayez de ne garder que quelques voix autour de la table. S’il y a moins de personnes, il y aura moins de discussions et moins de confusion.
  • Simplifiez les communications – Des réunions en personne plus courtes et moins fréquentes feront l’affaire.
  • Tenez-vous en au sujet – Évitez les parenthèses et les tangentes. Un rappel à l’ordre poli passe toujours bien.
  • Réduisez les distractions au minimum – Fermez les ordinateurs portables et éteignez les téléphones cellulaires lorsqu’ils ne sont pas nécessaires au déroulement d’une réunion.
  • Essayez les réunions debout – Plus les gens restent debout longtemps, plus les réunions sont courtes.

3. Savoir quand déléguer

Vous êtes intelligent et talentueux. Vous pouvez faire beaucoup de choses, mais cela ne veut pas dire que vous devriez tout faire. Sachez quand déléguer des tâches à d’autres membres du groupe. Les règles de base comme « partager c’est aimer » et « il n’y a pas de place pour l’ego dans une équipe » s’appliquent ici.

Est-il vraiment nécessaire que vous participiez à cet appel? Que vous participiez à toutes les réunions? Que vous planifiiez les détails d’un événement tout seul?

Pour être efficace, il faut savoir quand demander de l’aide et à qui en demander. Ce n’est pas une question de manque de compétences. C’est un problème de manque de temps et d’attention. Assurez-vous que votre horaire est moins chaotique pour pouvoir vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Laissez d’autres personnes régler des problèmes.

Par ailleurs, si vous devenez moins occupé, demandez à vos collègues ce que vous pouvez faire pour aider.

4. Préparer sa liste de tâches en soirée

Ce conseil est particulièrement important pour les gestionnaires et les chefs d’équipe. N’attendez pas le matin pour mettre de l’ordre dans vos priorités. En profitant de la soirée pour regrouper les tâches du lendemain, il sera plus facile pour vous de prendre votre élan le matin. Si vous avez une liste ordonnée, vous vous sentirez moins submergé et distrait devant une foule de courriels et de demandes de moindre importance le matin.

Si vous ne dirigez pas de projet et qu’il y a des choses que vous pouvez préparer avant une réunion ou une présentation importante, faites-le la veille. Vous rappelez-vous de l’effet domino? Les membres de votre équipe vous remercieront.

5. Apprendre à connaître son équipe

Il est parfois avantageux du point de vue de la productivité de discuter de sujets autres que le travail avec les membres de l’équipe. Ainsi, vous apprendrez à mieux les connaître, maintiendrez la communication, favoriserez une ambiance positive et établirez une confiance mutuelle. Puis, tout le monde sera suffisamment à l’aise pour demander de l’aide, proposer des solutions et partager des problèmes mineurs avant qu’ils ne deviennent des feux difficiles à éteindre.

De plus, n’est-il pas plus agréable de travailler en étroite collaboration avec les autres? N’oubliez pas que vous êtes tous des humains et non des machines. Moquez-vous de vos diverses particularités, organisez un cinq-à-sept en groupe et demandez tout simplement : « Comment vas-tu? ».

Allez-y, donnez tout ce que vous avez 

Maintenant que vous bénéficiez de ces conseils sur la productivité, évaluez l’avancement de vos projets en cours. Comment votre équipe et vous pouvez-vous vous améliorer? En améliorant la collaboration et la communication d’un processus, vous survivrez aux projets de groupe avec succès.