Comment améliorer l’intégration et la formation des employés en télétravail

une femme en réunion à distance

Des offres d’emploi aux entretiens, en passant par les formations, les avis et les promotions, tous les processus du cycle de vie des employés se déroulent désormais dans l’espace virtuel. Cela inclut quelques domaines qui ne semblent pas être une priorité, comme votre programme d’intégration des nouveaux employés.

Cependant, négliger les détails d’un processus donné a des conséquences sur la capacité d’une entreprise à attirer et à retenir les meilleurs talents. C’est le cas de l’intégration des nouveaux employés, car la réussite des nouvelles recrues peut dépendre de la réalisation de qualité des programmes et des outils virtuels. 

Le moment est peut-être venu de revoir votre programme d’intégration afin de l’adapter. 

Nous avons demandé des conseils à des experts d’Aerotek. La directrice de compte stratégique, Chandra Wiezorek, et la gestionnaire du programme FSG, Samantha Yingling, nous font part de quatre étapes pour améliorer la rétention et l’engagement des employés avec votre programme d’intégration à distance.

Préparez le terrain avec de la documentation actualisée et des attentes claires

Le premier ajustement majeur que vous devez effectuer lors de la transition d’un programme d’intégration des employés en personne à un programme virtuel consiste en la mise à jour de vos supports d’apprentissage. Toutes les tâches et procédures que vous enseignez et auxquelles vous formez les nouveaux employés doivent refléter la réalité des tâches et des procédures qu’'ils réalisent à distance. 

Il n’'y a aucune utilité à former les nouveaux employés sur des tâches et des procédures qui n’ont plus cours. 

Après s’être assurées que tous les documents d’intégration couvrent directement les procédures de télétravail, les organisations doivent ajouter de nouvelles étapes au processus d’intégration pour garantir l’accès et la rétention à travers plusieurs modes d’apprentissage. Cela commence par une phase de pré-intégration qui définit des attentes claires concernant les exigences en matière d’équipement, les besoins en logiciels, l’accès à Internet et toute autre préparation nécessaire pour garantir le rendement des nouveaux employés dès leur première journée. 

« Si vous craignez que la courbe d’apprentissage de la formation en personne soit différente de celle de la formation à distance, la meilleure façon d’y remédier est de définir vos attentes et d’expliquer ce que le processus impliquera et exigera avant le premier jour », explique Samantha Yingling. « Une meilleure pratique consiste à créer un document de ressources destiné aux nouveaux employés, décrivant les attentes et les exigences technologiques », ajoute Chandra Wiezorek.

« Les nouvelles ressources destinées aux employés qui définissent les attentes peuvent inclure une liste de contrôle de l’intégration à distance, envoyée avant la formation initiale, pour s’assurer que toutes les nouvelles recrues disposent de l’équipement, de l’infrastructure de communication et des logiciels appropriés », précise Chandra Wiezorek. Vous voudrez peut-être passer en revue la liste de contrôle lors d’un appel de bienvenue facultatif pour décrire ce à quoi les nouveaux employés peuvent s’attendre le premier jour et la première semaine de travail.

Maîtrisez vos méthodes de communication et utilisez tous les outils

Pour préparer un programme d’intégration à distance efficace, les organisations doivent comprendre toutes les facettes de leur logiciel de communication virtuelle et tirer parti de plusieurs fonctionnalités pour prendre en charge divers modes d’apprentissage. 

« L’environnement virtuel doit être divers », souligne Samantha Yingling. « Assurez-vous d’'être capable d’adapter le processus d’enseignement et instaurez une culture accueillante avec des mises au point individuelles, mais prévoyez aussi des activités de groupe ou en petits groupes pour faciliter différents modes d’apprentissage. »

Les modes d’enseignement doivent également évoluer. Par rapport à la formation en personne, l’intégration à distance souffre d’un manque relatif de signaux non verbaux pour fournir une rétroaction immédiate entre les formateurs et les personnes formées. 

« Nous encourageons une connectivité accrue avec des points de contact plus fréquents et délibérés », admet Chandra Wiezorek. « En gardant les lignes de communication ouvertes de plusieurs manières à la fois, que ce soit à l’aide d’un outil de levée de main, d’une fonction de discussion, d’un bloc-notes de groupe ou de toute autre tactique disponible. »

Pensez à utiliser la fonction de discussion pour les questions, ainsi que les groupes de discussion avec des contrôles directs. Augmentez le nombre, la fréquence et la diversité des types de contrôles de rétention. Encouragez également les employés, mais évitez les exigences, laissez les caméras allumées afin de promouvoir l’'engagement et la collaboration. 

Construisez votre infrastructure d’intégration à distance

Les sessions d’intégration en personne marathon en personne peuvent être une relique du passé, de sorte que certaines entreprises doivent adapter leur infrastructure d’intégration pour mieux faire face à la « nouvelle réalité » de l’environnement virtuel.

Le premier changement concerne le calendrier et la cadence. 

« La formation virtuelle doit accorder plus de temps aux questions et s’assurer que les gens comprennent, mais sur la base du programme global, on doit aussi prévoir davantage de temps pour l’assimilation des apprentissages », souligne Chandra Wiezorek. « On observe que les entreprises qui condensent leurs formations en modules, en se focalisant davantage sur des classes de plus petite taille, sont celles qui réussissent. »

Pour mieux réaliser ces ajustements, les services de formation et de développement peuvent nécessiter des changements structurels.

« C’est le bon moment pour déterminer si vous avez besoin d’ajuster le rapport superviseurs/formateurs, la taille des classes ou le nombre de formateurs par session. » Les classes de petite taille fonctionnent mieux, 15 à 20 participants au lieu de 30 à 50 participants, avec l’activité de travail initiale bénéficiant d’un rapport superviseurs accru et d’équipes de taille réduite », précise Chandra Wiezorek. 

Certains changements nécessaires peuvent aller au-delà de l’équipe de formation et affecter d’autres aspects du cycle de recrutement ou de l’organigramme. « La vitesse et le taux d’engagement tout au long du recrutement et de l’intégration est un facteur de différenciation majeur. Les entreprises qui réagissent vite incitent les candidats à l’urgence et les aide à se sentir valorisés », explique Samantha Yingling. « Quel que soit le cas d’utilisation, il faut une infrastructure et un support informatiques adéquats. »

Donnez la priorité à l’échange d’informations

Quelle que soit votre proactivité dans la création d’'un programme d’intégration à distance du tonnerre, certains points ne seront pas pris en compte. Prévoyez des ajustements futurs et encouragez la rétroaction et la participation aux améliorations des processus. 

« Un dialogue ouvert sur le processus de formation crée un précédent très positif », souligne Samantha Yingling. « Il peut être compliqué de garder les télétravailleurs engagés et impliqués à toute étape du cycle de travail. Il est donc extrêmement utile de leur montrer que leur contribution est valorisée et encouragée dans l'’environnement de travail. »

La transition du travail présentiel au télétravail peut être un processus complexe et il est possible que de nombreuses considérations passent entre les mailles du filet.

Si votre entreprise embauche de nouveaux employés, recrute des employés occasionnels ou reforme des employés actuels à de nouvelles tâches à distance, une intégration virtuelle de haute qualité vaudra bien l’investissement.

Pour entrer en contact avec un partenaire qui peut vous donner des conseils spécifiques sur vos processus de recrutement, communiquez avec Aerotek dès maintenant.