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Comment donner et recevoir des critiques plus constructives

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Il est neuf heures un lundi matin et vous vous en voulez d'avoir été la dernière personne du bureau à vous inscrire à l'évaluation du rendement annuelle.  Vous êtes non seulement exagérément nerveux quant à ce que votre supérieur pourrait vous dire, mais vous êtes aussi un peu léthargique et vous avez le blues d'après fin de semaine. Il est normal que vous soyez extrêmement fatigué. Vous avez passé une partie de la nuit à vous inquiéter au sujet de l'évaluation. Beaucoup de choses dépendront de cette évaluation : une augmentation, une promotion et, surtout, votre estime de vous. 

Vous serez peut-être étonné de savoir que votre supérieure appréhende aussi votre évaluation. Elle se souvient à quel point l'évaluation s'est mal déroulée l'an dernier et à quel point vous avez eu de la difficulté à accepter des critiques constructives. Elle avait de nombreuses choses positives à vous dire, mais c'est comme si vous n'avez retenu que les points négatifs. Comme gestionnaire, sa plus grande force n'est pas de donner de la rétroaction, encore moins de la rétroaction négative. Elle m'aime pas blesser les gens.

Votre supérieur et vous n'êtes pas les seuls à craindre les évaluations du rendement. En fait, 
Les « recherches en neurosciences » ont montré que le fait de fournir une rétroaction négative lors d'une évaluation du rendement entraîne une douleur physique réelle chez l'employé et le gestionnaire », écrit Ray Williams, auteur du blogue de  Psychology Today’s intituléWired for Success.

Alors, comment détoxiquer le processus de réception ou de formulation d'une critique constructive? Nous avons rassemblé quelques suggestions susceptibles de rendre la critique constructive moins douloureuse et plus productive pour le gestionnaire et l'employé.

Si vous recevez la critique constructive :
1. Préparez-vous pour votre évaluation du rendement
Prenez des notes, au fil de l'année, sur la rétroaction reçue et vos réalisations afin de vous y référer et de souligner les aspects à améliorer au cours de l'évaluation. Aussi, établissez une liste d'objectifs pour l'année à venir que vous pouvez partager avec votre supérieur. 

2. Prenez le temps de comprendre le message avant de répondre
Lorsque votre supérieur formule une critique constructive qui vous blesse, résistez à la tentation de réagir défensivement, d'en nier la validité ou de blâmer les autres. Prenez plutôt une profonde respiration, restez silencieux et écoutez ce qu'il a à dire. Si la rétroaction de votre employeur vous bouleverse profondément, il est généralement acceptable de demander d'avoir du temps après l'évaluation pour assimiler les renseignements avant de répondre.

3. Obtenez des précisions concernant le message de votre gestionnaire
Une fois que vous serez calme et en contrôle, commencez à poser des questions sur la rétroaction pour vous assurer de comprendre ce à quoi il fait référence. Ensuite, demandez des recommandations sur la façon de vous améliorer.

4. Planifiez des suivis
Rencontrez votre gestionnaire quelque temps après l'évaluation pour vérifier si les stratégies que vous avez mises en place pour régler vos problèmes de rendement fonctionnent. Cette rencontre pourrait être un excellent moment pour demander à votre gestionnaire de planifier une rencontre de vérification hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle, si vous n'en avez pas déjà. 

5. Considérez la rétroaction comme le meilleur moyen de vous améliorer

Rappelez-vous que la critique constructive est précieuse. Même si elle est parfois douloureuse, voyez-la comme une occasion d'apprendre. Voici ce qu'en dit Levo, une société de conseil en carrière auprès des milléniaux : « La rétroaction est le meilleur cadeau qu'une personne puisse vous offrir. Si vous la traitez efficacement et restez ouvert, malgré qu'elle soit difficile à entendre sur le coup, vous aurez beaucoup plus de chances d'atteindre votre plein potentiel. » 

Si vous êtes un gestionnaire :

1. Faites en sorte que les attaques de panique soient chose du passé
Évaluez le rendement régulièrement. Si vous fournissez des critiques constructives et des éloges à vos employés tout au long de l'année, l'évaluation annuelle ne leur réservera pas de grosses surprises et vous ne serez pas le porteur de mauvaises nouvelles inattendues. 

2. Vous voulez obtenir de meilleurs résultats? Évitez l'approche sandwich
Durant des décennies, on a enseigné aux gestionnaires à utiliser l'« approche sandwich » pour fournir de la rétroaction. Selon cette théorie, les employés répondent mieux à la rétroaction négative lorsqu'elle est précédée et suivie d'une rétroaction positive. Cependant, les critiques prétendent que la théorie de la sandwich est contre-productive, car elle peut faire en sorte que les employés se sentent manipulés et que les gestionnaires semblent moins dignes de confiance, en plus de diluer l'impact de la rétroaction aussi bien négative que positive. 

De nombreux spécialistes recommandent plutôt de séparer la critique constructive des éloges et de présenter directement la rétroaction positive et négative.

« Les dirigeants efficaces font preuve de transparence à l'égard des stratégies qu'ils utilisent lorsqu'ils travaillent avec d'autres », explique Roger Schwartz dans le Harvard Business Review. « Lorsque vous donnez de la rétroaction négative de façon transparente, vous montrez que vous respectez vos subordonnés, que vous n'essayez pas de les contrôler ni de les aliéner. Aussi, votre rétroaction, qu'elle soit négative ou positive, semble plus sincère aux yeux de vos subordonnés, ce qui contribue à réduire votre malaise et l'anxiété de vos subordonnés. » 

3. Soyez précis lorsque vous donnez de la rétroaction
Des commentaires vagues comme « vous n'agissez pas de façon professionnelle » ou « vous êtes bon avec les gens » ne sont pas utiles, car ils n'expliquent pas ce que les employés font correctement ou non. Donnez plutôt de la rétroaction en citant des exemples précis. « J'ai entendu votre conversation avec le client jeudi après-midi et cela m'a préoccupé de constater que vous sembliez le précipiter au téléphone » ou « Je croyais que vous aviez réglé dignement la situation difficile avec ce client lors de la réunion de mardi. Vous avez répondu à toutes ses questions avec compétence et lui avez donné les assurances dont elle avait besoin. » 

4. La rétroaction ne devrait jamais ressembler à une attaque personnelle
Formulez toujours les commentaires négatifs en fonction du comportement et non du caractère de votre employé. Par exemple, ne dites jamais à une employée qu'elle est « paresseuse ». Demandez-lui plutôt si elle est démotivée ou si son travail l'ennuie. Ensuite, déterminez s'il y a une façon de l'aider à mettre plus d'enthousiasme dans son travail.

5. Montrez l'exemple 
Vos employés ne sont pas les seuls à pouvoir profiter de la critique constructive. Créez un environnement dans lequel les employés se sentent à l'aise de partager leurs opinions et de donner de la rétroaction sur votre style de gestion et les politiques de l'entreprise. Sollicitez leurs idées quant à la façon dont vous pourriez les récompenser, les motiver et les aider à travailler de manière plus productive. 

Alors, qu'allez-vous faire de ce cadeau?