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La planification : un mode de communication essentiel pour gérer efficacement les changements

Les changements en milieu de travail, même s'ils sont positifs, peuvent entraîner des perturbations. Les employés peuvent résister aux changements par crainte de l'inconnu, parce qu'ils sont réticents à abandonner ce qui leur est familier ou parce que les changements dérangent une routine confortable. Les organisations confrontées à des changements majeurs devraient être attentives aux défis potentiels si elles veulent assurer la satisfaction des employés, procéder à une transition harmonieuse et atteindre les objectifs de l'entreprise de façon constante.

Quelles situations ou circonstances peuvent déclencher la peur du changement en milieu de travail? Comme directrice de la mise en œuvre d'Aerotek, Rousana Nin Sandoval aide les entreprises à mener à bien les transitions. Elle souligne que certaines situations courantes nécessitent une gestion du changement :

Nouvelles solutions technologiques

« Lorsque votre entreprise décide d'investir dans une nouvelle solution technologique pour générer plus de revenus, faciliter les tâches, renforcer la collaboration ou ajouter de nouvelles fonctionnalités, votre rendement du capital investi (RCI) dépend de la rapidité avec laquelle vous convaincrez vos travailleurs de vous suivre », mentionne Mme Sandoval. Elle ajoute toutefois que c'est dans la nature humaine de se méfier des changements. Même les employés les plus performants peuvent hésiter à modifier des routines qui leur ont permis de réussir dans le passé. Quant aux travailleurs moins technophiles, ils peuvent craindre de ne pas être en mesure de suivre le rythme rapidement et de sembler moins compétents que leurs collègues.

Nouveaux processus et procédures opérationnels

L'adoption de nouveaux processus et procédures peut entraîner des difficultés similaires aux changements technologiques, mais elle présente aussi d'autres défis, explique Mme Sandoval. « S'il peut sembler tout naturel de rester à jour dans le domaine de la technologie, le besoin de changer les façons de faire peut sembler moins nécessaire. » Tandis que les améliorations technologiques sont assez courantes pour être attendues, les changements programmatiques peuvent inciter les employeurs à se demander pourquoi leurs façons de faire les choses, pourtant éprouvées et apparemment efficaces, ne conviennent plus.

Changements dans la composition du milieu de travail

Pour gérer les coûts et réagir aux fluctuations des marchés, les entreprises peuvent apporter des modifications à leur modèle de main-d'œuvre, dont des diminutions des effectifs, des regroupements des services ou des solutions de dotation de personnel occasionnel. Comme ces changements les touchent de plus près, les travailleurs auront presque assurément des questions ou des préoccupations à leurs sujets.

Mme Sandoval souligne que la clé pour assurer la productivité durant les périodes de transition se résume en un mot : « communication ».

Pratiques exemplaires de communication en matière de changement

Si la communication semble se résumer à dire aux gens ce qui doit se produire, il est essentiel de planifier une gestion des changements efficace et de la déployer de façon très stratégique. Au début du processus, vous définirez ce qu'est le succès pour vous. Dans ce contexte, une approche en quatre étapes peut vous aider à atteindre le résultat désiré :

Mettre l'accent sur la sensibilisation et les connaissances

Il est impératif de parler du changement avant sa mise en place. Si les employés ont l'impression que les nouvelles surgissent de nulle part, ils résisteront probablement davantage à adopter le changement. Vos communications doivent expliquer les changements, c'est-à-dire parler de leurs avantages précis, particulièrement si vous pouvez lier le changement à une amélioration des conditions de travail de chaque employé. Pour mettre les chances de votre côté et favoriser l'adoption anticipée et généralisée des changements, définissez votre public cible, le contenu que vous pouvez communiquer et le moment de le communiquer.

Formation et perfectionnement

En assurant la formation et le perfectionnement appropriés des employés, vous contribuez à apaiser leurs craintes, ce qui peut être le principal obstacle à l'adoption du changement. « Une formation efficace permettra aux employés de mettre le changement à leur service », explique Mme Sandoval.

Renforcement

Il est important d'assurer la visibilité et le suivi des changements, non seulement pour montrer qu'ils sont mis en place au rythme désiré, mais aussi pour montrer aux employés que vous êtes engagés à cet égard et que ce n'est pas seulement la mode de l'heure, mentionne Mme Sandoval.

Référenciation et livrables
Pour terminer le processus de gestion des changements, évaluez les livrables et déterminez leurs liens avec les références que vous aviez élaborées au départ. Les taux d'adoption ont-ils atteint les niveaux que vous attendiez? Le fait de savoir ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné pourrait vous guider dans le processus lors des prochains changements majeurs apportés dans votre entreprise.

En raison de la nécessité de demeurer concurrentiel dans une économie en perpétuelle évolution, les entreprises considèrent de plus en plus les changements comme une constante. L'adoption d'une stratégie efficace, comme de s'assurer que les employés s'adaptent aux changements, peut contribuer à faire avancer votre entreprise.

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