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職場におけるテクノロジーの正しい活用法9か条

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次回の社内会議に出席する際、会議室を見回してみてください。 おそらく誰もがテーブルにスマートフォンを置き、あるいはタブレットを載せ、彼らの大半は会議の内容よりも自分のデバイスに夢中になっているでしょう。 会議中に電子機器を使用することはかつてマナー違反とされていましたが、今やそれがむしろ普通になってしまいました。 テクノロジーの進歩によって私たちの仕事の仕方は大きく変わりましたが、これもまたその変化の一例にすぎません。

テクノロジーによる変化は職場でのマナーに留まらず、勤務時間が1日24時間の至るところに拡散されるという現象ももたらしています。 これによって日々の生活が柔軟になり、自律性や生産性が高まるという声も少なくありませんが、テクノロジーが生み出した24時間労働には間違いなくデメリットがあります。

エリザベス・イーブス氏が『Marie Claire』誌に寄稿した記事には、「すべてを奪い、私たちを年がら年中オフィスに縛り付けるような就業状況は、本来あるべき姿ではありません」とあります。 「この有害な今時の働き方が現実として定着し始めたのは、ごく最近のこと。私たちがようやく手に入れた柔軟なワークスタイルが、逆に足かせへと転じたのです。 プライベートを充実させる時間が生まれるどころか、四六時中仕事に追われる羽目になり…」

では、テクノロジーに振り回されることなく、便利なツールとしてうまく活用するにはどうすればよいのでしょうか。 そのためのアドバイスを以下にまとめました。デジタル社会におけるマナー違反を避け、オンラインおよびオフラインでの同僚とのコミュニケーションを強化できるようお役立てください。

1. テクノロジーの理想的な活用法を浸透させるには、 まず自ら手本を

勤務時間外や週末、休暇中などに自由な時間を過ごすことは許容されるどころかむしろ奨励されているのだと、リーダーの立場にあるあなたが従業員に示すことが重要です。 たとえば、あなた自身がデジタル通信をある程度制限することで実例を見せるという方法があります。 リーダーがしょっちゅう夜中の3時にメールを送信しているのを見れば、従業員は自分たちにもそうすることが期待されていると受け取るでしょう。 「時間帯を問わずメールへの返信に固執するような病的な環境は、従業員の生産性の向上にはつながりません。 多忙のあまり注意散漫になるのが関の山です。 人材の採用においては、候補者が一度にいくつのタスクを(表面上)処理できるか、あるいは1日に何件のEメールに対応できるかではなく、一人ひとりの知識や経験、ユニークな資質に目を向けることです」。これは、マウラ・トーマス氏が『Harvard Business Review』誌に寄せた記事の一節です。

2. デリケートな話題は 対面で

メッセージの内容によっては、デリケートな問題ゆえに面と向かって伝えた方が望ましい場合があります。 同僚や部下と直接話す代わりに極秘のEメールで済ませたいと思うときほど、逆に対面でのコミュニケーションが必要な場面かもしれません。

たとえば、人事考課やコーチングセッション、所定の人事発表、ポリシーの変更などは、顔を合わせて伝えるべきメッセージの例です。

3. 「全員に返信」の前に再確認

デリケートな情報を含むメールを誤って「全員に返信」してしまったことのある方なら、たった今送信したメールが職場の全員に行き渡ってしまったと気づいたときの血の気が引く感覚をご存じでしょう。 用心に越したことはありません。結果的にあなた自身や他の誰かが傷ついたり恥をかきかねないようなメールはそもそも送らず、相手に直接会って、または電話で話をすることです。

4. 送信前に読み直し

メールなどの文章による通信では表情やジェスチャーは伝わらないため、誤解を招いたり、悪い方に解釈されてしまう可能性が高まります。 必ずメッセージを読み直して自分の意図が明確に示されていることを確認し、冗談は顔を合わせたときのために取っておきましょう。

5. 言葉に対して敏感に

デジタル通信の普及により、誤字脱字や文法的なミスに対して無頓着な人が増えています。 正しい表記や文法を守ることは重要なスキルですので、デジタル通信においてもさび付かないように維持していきましょう。 これを怠れば失礼と受け取られるおそれがありますし、配慮が足りない、ビジネスマナーを無視している人物というイメージを与えてしまいます。

6. 受信者にとって不要なメールは迷惑の元

「メールや会議のお知らせを送る際は、出席する必要のない人物やその話題に関する情報を共有する必要のない人物を除外しましょう。無意味な迷惑メールとして疎まれるだけですから」。そう提案するのは、TechRepublicのスコット・マットソン氏です。 「何らかのやりとりの送信先として誰かを加える場合は、延々と続くスレッドのCCに黙って追加するのではなく、彼らを巻き込む理由を説明すべきです」。 また、マットソン氏は、何に関するメールなのかを受信者が素早く判断できるよう、わかりやすい件名を付けることを推奨しています。 これによって受信者は、用件の緊急度や、すぐに読んで返信する必要があるのかどうかなどのイメージをつかむことができます。

7. 通信は相手が望む手段で

「十人十色」は業務上のやりとりにも当てはまります。電話を好む人もいれば、Eメールや携帯メール、インスタントメッセージの方がいいという人もいるでしょう。 通信手段の選択に関しては、相手に主導権を委ねるのが賢明です。 より前向きなコミュニケーションにつながり、短時間で多くの結果が得られるに違いありません。

8. ソーシャルメディアを活用して仕事の生産性をアップ

意外に思われるかもしれませんが、『Forbes』誌に寄稿しているジャンヌ・マイスター氏によると、ソーシャルメディアを積極的に愛用している従業員ほど生産性が高かったという調査結果があるそうです。 「従業員によるソーシャルメディアの使用状況を追跡しながら業務上の成果をチェックしたところ、デジタルツールの活用度が高いほど生産性や職場への定着率が大幅に高まる傾向が見られました」。

ただし、投稿する内容には常に注意を払う必要があります。 たとえば、同僚の役に立ちそうなキャリア関連の記事を投稿するなどは、ソーシャルメディアの良い活用例であり、あなた自身のキャリアアップや仲間との関係強化につながります。 一方、上司を「ディスる」ことや職務内容に対する不満を述べることは、絶対にご法度です。

9. ランチタイムはアナログで

同僚たちとリアルタイムで会話を持つことの重要性を軽視してはなりません。 会話からは友情が生まれ、同僚との友好的な関係につながります。毎日仕事に行くのが楽しみになるのと、びくびくしながら出社するのとでは大違いでしょう。 サンドイッチやコーヒーをともに味わったり、ときにはメールを送る代わりに同僚のデスクを訪れてみてください。 話す暇もないほど忙しいという状況でさえなければ、きっと歓迎してくれます。 時折顔を合わせて話すことは、あなたと相手の双方にとって有益です。