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働きすぎずに生産性を上げるには

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生産性は十分に発揮したいが、そのせいでオーバーワークになるのは避けたい。この両者の間に妥協点を見出すことは簡単ではありません。

しかし、ここでうまくバランスを取ることは必要不可欠です。

いずれかの極に偏ってしまうと、惨めな結果を招きかねません。 幸福なくして成功なし。オーバーワークは生産性不足と同じぐらいキャリアに悪影響を及ぼしうるものです。

これを踏まえて、生産性と疲労度のバランスを維持するためのヒントをご紹介しましょう。

恨み節を放置しない
不満感によって愚痴っぽくなると、人生観まで暗くなってしまいがちです。どうすればこれを防ぐことができるのでしょうか。

まず第一に、自分の感情を認めることです。

「ああ、実に不満だ」

そう自覚することで、どんな気分になりますか。 認めることは何も悪いことではありません。 問題を解決するには、まず何が問題なのかを見極めなくてはならないのですから。 また、「ああ、実に不満だ」というのは、「上司が気に入らない」よりもずっと解決しやすい問題です。マイナス要素についてくよくよと悩み続けるよりは、自分の力で変えられる物事に目を向けましょう。

常にプラス思考を保つ
生産性を高めながら燃え尽きを防ぐためのアドバイスなら、枚挙にいとまがありません。 しかし、そのどれにおいても大前提となる必要条件が1つあります。それがプラス思考です。 あなたが基本的なところで自分自身とその行動や能力を信じていなければ、どんな「ハウツー」も役に立ちません。

プラス思考というのは、成果や結果とは関係のない、 内なるプロセスです。 それをまず自分の内に見出さなければ、行動は起こせません。 また、業務内容に注目する前に、あなたの人となりを構成しているプラス要素を特定してください。

たとえば、「私は会計業務用のスプレッドシートの作成・管理ができる」の代わりに、「私は仕事熱心な会計のプロとして皆の信頼を集めている」と考えるようにします。

それこそが人物像であり、あなたの芯となる部分です。 あなたが何をするかは、どのような人物であるかに付随する要素にすぎません。 プラスのセルフイメージを持てば、業務の質や生産性も自ずとついてくるものです。

セルフケアを怠らない
散らかったデスク周りや雑然としたパソコンの中身などが生産性の大敵であるのと同様に、あなたの心身の状態も、適切なケアを重視しなければ時間の浪費につながり、すべてが行き詰まる原因となります。

勤務時間中にも繰り返し休憩を取り、席を立って歩き回る、デスクの上を片付ける、あるいは軽く体操をする、音楽を聞くなど、心身ともにリフレッシュできるよう心がけましょう。 プラス思考の陰りやエネルギーの低下を感じたときは、セルフケアが必要だというサインです。

イライラするようなタスクにどっぷりと浸かり、パソコンを怒鳴りつけたくなるようなときは、 無理に進めないことです。 深呼吸をし、少し歩き回ってみると、ほんの数分で気分が変わるかもしれません。
心にも体にも、リセットする時間を与えてあげましょう。

効率を高める
可能な限り効率よく業務を進めるためには、時間を惜しまずに環境を整える必要があります。 数週間以上デスクの上に居座っている書類やメモは処分しましょう。 捨てられないのであれば、 「後でチェック」と名付けたファイルに入れます。 とにかく邪魔にならないところによけておくのです。 このような紙の山は、あれやこれをまだ処理できていないという罪悪感を呼び起こし、心理的プレッシャーの元となるため、より重要なタスクに集中できなくなる原因となります。

一度に1つのタスクに集中して取り組みましょう。 マルチタスクが効率的だというのは迷信にすぎず、同時に遂行するタスクの数が多すぎるとミスや遅延が増えたり、ストレスの原因となることは、いくつもの研究で示されています。
次々と飛び込んでくる電話やメール、会議に忙殺されないようにするには、 可能な限りこれらの対応型タスクに充てるためのまとまった時間を取り、先手を打つための業務や通常のワークフローが妨げられないようにします。 電話は1時間の枠に収め、 メールは受信トレイに新着が20件たまってからチェックしてみましょう。 会議については、あらかじめ議題を用意し、絶対的な終了時刻を設定するよう、担当者たちに要請してください。

さらに一段上のアドバイスをお求めの方には、 各タスクの所要時間を記録することをお勧めします。それを基に、自分なりの期限を設定するのです。 すでに山積みとなったタスクに余計な仕事を追加するような気分になるかもしれませんが、所要時間の追跡と生産性のチェックは、優れたマネージャーがチームのパフォーマンスを高めるのに使う手段でもあるということを覚えておいてください。 あなたという素晴らしい「チーム」。そのマネージャーとして自ら手腕を振るう絶好のチャンスが毎日周りにあふれているはずです。

最も困難なタスクを自分のベストタイムに行う
勤務時間のうちどのタイミングでどの程度のエネルギーを何に費やせるかは、あなた自身にしかわかりません。 朝型の方は、 最も精神的な負担の大きいタスクを朝に行いましょう。 ウォーミングアップに時間がかかるという方は、 まず簡単な作業(受信トレイの新着メールをゼロにする、タスクリストをチェックするなど)を済ませてから、難しいものへと進みます。 最も難しいタスクすら実はさほど困難ではなく、 単に心理的な圧迫感が大きいだけということもあります。 そのようなタスクをなるべく早く済ませてしまえば、その脅威に耐えるための時間と労力は減ります。

助けを求める
生産性を高め、かつ燃え尽きを防ぐためにできることをすべてやり尽くしたにもかかわらず、引き続きオーバーワーク(またはパフォーマンス不足)を感じる場合は、もっとあなたに適したポジションへと転向すべきであるというサインかもしれません。 あなたに最適な雇用機会をお求めの方は、現在の求人をご覧になるか、当社までお問い合わせください。