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デスク周りの整理整頓で心機一転

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こんな経験、覚えはありませんか。電話会議まであと数分。電話を前に準備万端のはずが、アクセス番号が書かれたメモを探して書類の山と悪戦苦闘...。 どうして、このような状況に陥ってしまったのでしょうか。 その原因は数日前、スマートフォンのカレンダーに入力する代わりに、小さなピンク色の付箋に番号を走り書きしたことにさかのぼります。 なぜ、そうしたのか。 それは、アクセス番号を受け取ったときに、スマートフォンが大量の書類や私物に隠れて見つからなかったからです。最後にデスクを整理したのは、かなり前のこと。これでは業務にも支障が出てしまいます。 

何がどこにあるか、わからない。これは自分の作業スペースや机周りを整理整頓し、仕事の効率性を見直すときがきたというサインです。 どこから手をつければいいかわからないという人も心配ありません。 不可能に見えるこのタスクを簡単に実行できる、役立つヒントをご紹介します。

1. スケジュールを立てる

作業スペースをキレイに整頓する重要性を無視または軽視することは簡単です。 重要なプロジェクトや会議、締め切りを目前に、机周りやオフィスの整理整頓に時間を取ることは軽率な行動のように見えます。 しかし、Health Advocate社によると、乱雑なデスクやオフィススペースはストレスの原因となり、生産性や集中力の低下につながるといいます。 つまり、整理整頓も重要なプロジェクトのひとつ。 スケジュールを立て、その時期が近づいたら真剣に取り組みましょう。 整理整頓は、別の用事があれば日程を変更すればいいというオプション的な存在ではありません。 整理整頓次第で、あなたの効率性、生産性、ストレスレベルが大きく変わるということを忘れないでください。

2. ゴミを捨てる

古い資料の山に不要なオフィス用品、壊れた文房具...。どこに何が埋まっているのか、もはや本人でもわかりません。 ひとつの山から別の山に移すのではなく、自分にとって使いやすい整理術を考えましょう。 

Fortune』誌のライター、ジョリー・カー氏は、最初のステップとしてデスクや作業スペース、オフィスから不要なものを取り除くことを勧めています。 では、「必要なもの」と「不要なもの」はどのように見分ければいいのでしょうか。 それに対して、カー氏は「捨てるべきかどうか10秒以上迷ったときは、”保留”に分類して次のアイテムに進みましょう」とアドバイスします。 時間をおいて後でゆっくりと判断しましょう。 

3. ファイリングする

自分にあったファイリングシステムを作ります。 シンプルで使いやすい限り、カラーコード、アルファベット順、年代順など、どの方法を選ぶかはあなた次第。 スタッキングトレーや引き出し用のオーガナイザー、収納箱などのオフィス用品を活用するのもお勧めです。 オフィス内を歩き回ると、使われていないファイルキャビネットやホワイトボード、本棚などが見つかることがあります。 役に立ちそうであれば、許可をとり、自分の作業スペースで使ってみましょう。 ただし、収納場所を増やすと、さらにものが増える原因になるので注意が必要です。 

4. 除菌する

デスクスペースが広くなったら、次は除菌です。 真実は時に恐ろしいものですが、心して聞いてください。 クリスタ・クルミナ氏によるDesktime.comの記事によると、一般的なオフィスのデスクには、家庭の食卓の100倍、便座の400倍もの雑菌が潜んでいるそうです。さらにクルミナ氏は「キーボードには1600万もの細菌が繁殖しており、健康に悪影響をもたらす病原菌も少なくありません」と話します。 

木、ガラス、合成樹脂など、デスクの材質に応じて、適切な洗剤を選びましょう。 コンピューターは精密機器のため、モニターとキーボード専用の洗剤を使い、細心の注意を払う必要があります。 電話、プリンターなどデスクに置かれたオフィス用品も忘れずに除菌してください。 

5. デジタルクレンジングする

実際のデスクよりも仮想デスクトップを整理するほうが苦手という人は大勢います。 記憶域が十分にあるからといって、すべてを使う必要はありません。 

Hubspotカーリー・ステック氏は、実際のデスクで使っているファイリングシステムとよく似たシステムを仮想デスクトップにも作成することを推奨しています。 「手始めに、デスクトップのウォールペーパーオプションを使い、記憶域に境界を設定してみてはどうでしょうか」とステック氏。 モチベーションが必要なら、好きな名言や画像をデスクトップに表示することもできます。

どのシステムを選ぼうと、要点はひとつです。不要なファイルや画像、書類、Eメールがあると、必要なものを探すのに手間取るだけでなく、コンピュータが遅くなり、不要なストレスを引き起こすということを忘れないでください。 

6. 美化する

デスクや作業スペース、オフィスは、1日の大半を過ごす場所。せっかくなら居心地のいい空間にしたいものです。 不要なものを捨て、キレイに清掃したら、自分なりにコーディネートしてみましょう。 家族や好きな場所の写真を飾ったり、お気に入りの本や旅の記念品、花や植物を置くなど、ちょっとした工夫で快適な環境になるはずです。 

7. 維持する

居心地の良い作業スペースが完成すれば、気分が良くなり、効率的かつ生産的にプロフェッショナルな仕事ができるようになるのは確実です。 

ここまでいろいろなヒントをご紹介しましたが、整理整頓の一番のポイントは生まれ変わった作業スペースを維持することです。 月に一度、数時間の清掃スケジュールを立てる。毎日デスク周りを整理整頓する習慣を身につける。いつでも使える場所に掃除用品を準備する。不要な書類やEメールを溜め込まない。 毎日の積み重ねを大切に、仕事効率アップを目指しましょう!
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