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建設的な批判の正しい受け方/与え方

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月曜日の朝9時、あなたは人事考課の順番がオフィスで最後になったことに腹をたてています。 上司から何を言われるか不安な上、週明けの憂鬱さと寝不足ですでに疲労困憊。 昨夜は人事考課のことが心配でほとんど眠れませんでした。 給与の増額に昇進、そして自分の自尊心を守れるかどうかは、すべて人事考課にかかっています。

意外に思われるかもしれませんが、人事考課は上司にとっても不安なものです。 

そう感じているのは、あなたと上司だけではありません。 実際、レイ・ウィリアムズ氏は自身のブログ『Psychology Today’s Wired for Success』で、「神経科学の研究で、マイナスの評価を伝えることは従業員と管理職の双方に身体的苦痛をもたらすことが判明している」と話しています。

では、建設的な批判を受ける/与える際のストレスを軽減するには、どうすればよいでしょうか。 ここでは、管理職と従業員、双方のストレスを和らげ、より生産的にするためのヒントをいくつかご紹介します。

建設的な批判を受ける場合:
1. 人事考課に向けて準備する
一年を通じてフィードバックや自分の功績を記録しておくと、人事考課中に参照したり、改善の必要なエリアを特定することができます。 上司と共有したい来年の目標もリストアップしておきましょう。

2. 反応する前に考える
上司から建設的な批判を聞かされた場合は、反論したり、責任転嫁するなど、自己防衛に走ろうとする衝動を抑える必要があります。 まずは深呼吸して、発言せずに相手の話に耳を傾けましょう。 上司のフィードバックに気持ちが動転し、冷静に考えられない場合は、しばらく時間をもらい、人事考査後に対応することもできます。

3. 上司のメッセージの意図を確認する
気持ちが落ち着いたら、フィードバックについて質問し、その意図を理解できていることを確認します。 その上で、改善するにはどうすればいいかアドバイスを求めましょう。

4. フォローアップの日程を決める
人事考課後しばらくしてから、上司と再び面談し、指摘された課題の改善策がうまく機能しているか評価します。 まだフォローアップを行っていない場合は、毎週や隔週、月1回など、上司に定期面談の場を設けてもらう良い機会となります。

5. フィードバックを成長の糧とする
建設的な批判には価値があるということを忘れないでください。 どれほど耳に痛いことであっても、貴重な学びの機会と捉えることが大切です。 ミレニアル世代向けのオンラインキャリアコンサルタント会社、Levoは「フィードバックは人からもらえる最高の贈り物です。その意図を理解し、オープンに受け入れることができれば、そのときは辛くても、将来あなたの可能性を最大限引き出すことができるでしょう」と話しています。

管理職の場合:
1. パニック発作は過去のものとする
定期的に部下の仕事ぶりを評価しましょう。 一年間、建設的な批判と賞賛を日常的に行っておけば、部下が人事考課で不意打ちを受けたと感じることがなくなり、あなたも悪い知らせの伝達者とならずにすみます。

2. 良い成果を出したければ、サンドイッチアプローチは避ける
これまで管理職は、批判的なフィードバックには「サンドイッチアプローチ」を採用するよう指導されてきました。 このアプローチは「称賛、批判、称賛」とネガティブなフィードバックをサンドイッチすることで、批判に対する反応がよくなるという理論に基づいていますが、近年では逆効果であるという意見も聞かれるようになりました。フィードバックを受けた側が操られているような気分になり、上司に対する信頼が薄れ、称賛と批判のどちらも受け入れなくなるというのです。

多くの研究者は、建設的な批判と称賛を分け、どちらも直接的に伝えることを推奨しています。

「効果的なリーダーは、人と協働する際に自分が用いる戦略について透明性を保っている」と主張するのは、ロジャー・シュワルツ氏です。同氏は『Harvard Business Review』誌で、「批判を透明性をもって伝えるということは、部下をコントロールしたり、遠ざけようとせず、尊重することを意味します。これにより、批判であれ、称賛であれ、相手のことを思う気持ちが伝わり、リーダー側の気まずさと部下の不安感がどちらも軽減されるでしょう」と説明します。

3. フィードバックは具体的に
「プロとしての意識に欠けている」や「人当たりがいい」といった曖昧なフィードバックは、部下の行動の何が正しく、何が間違っているかがわからないため、まったく役に立ちません。 フィードバックをする際は、「木曜日の午後、君がクライアントと電話で話しているのが聞こえたが、ちょっと相手に対して性急すぎるんじゃないだろうか」や「火曜日の会議では、厄介なクライアントにうまく対処してくれたね。君が相手の質問に丁寧に答えたことで、あちらの不安は解消されたはずだよ」というように、具体的な例を挙げることが重要です。

4. 個人攻撃にならないように注意する
ネガティブなフィードバックは行動面のみとし、相手の人格や性格に対して行ってはなりません。 たとえば、部下を「怠けている」と批判するのではなく、相手から話を聞いた上で、仕事に対する意欲が低下している、または飽きを感じているなどの原因を突き止め、モチベーションを高める方法を考えましょう。

5. 模範を示す
建設的な批判からメリットを受けられるのは、あなたの部下だけではありません。 誰もが気兼ねなく意見を共有し、上司のマネジメントや会社の方針についても意見を述べることができる環境を整えることで、職場環境は格段に向上します。 意欲を持って生産的に働くにはどのような報酬やサポート体制が必要か、部下のアイデアを引き出しましょう。